資料作成のコツ


プレゼンテーションには「マインド」「テクニック」と共に

マテリアル(資料)が非常に重要な構成要素である。


言いたいことを適切にまとめ

一目で理解でき、聞き手に誤解を生まないような「マテリアル(資料)を作る

そのための重要なポイントについて、このページでは取り扱う。


ここに提言する。

プレゼンテーションは、聞き手が『?』を持ったら負けである。


聞き手が疑問を持ち、内容に違和感を抱き始めたら

その「提案(プレゼンテーション)」は心に響かない。失敗に終わる。


例え、あなたの「提案」に誤りがなくとも

それが聞き手の理解に繋がらなければ意味がないのだ。


メッセージを正しく伝える。

分かりやすく、誤解の発生しない発表スライドやポスターを作る。

そうした資料作成のコツについて、下記を熟読してほしい。

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資料作成のコツ

Ⅰ. 人の《感覚》に順応させる

Ⅱ. 《無駄》を捨てる

Ⅲ. 《ボトムメッセージ》で整える

Ⅳ. 表現を《研磨》する

Ⅴ. 分かりやすい《レイアウト》で魅せる


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Ⅰ. 人の《感覚》に順応させる

資料を作る上で、まず考えなければならないのが

受け手の《感覚》を意識することである。

その発表スライドの作り方が、人の《感覚》に逆らうようであれば

それは聞き手に『?』を生むになってしまう。


それを見た人間が自然に内容を理解できるように資料の構成を整えること

これを心掛けるだけで、あなたのプレゼンテーションはグッとスムーズになる。


この「人の《感覚》に順応させる」ために次の4つを実践してほしい。


(1)言葉や図は、左上から始まり、右下で終わるように配置する

   ⇒ 人がスライドを読む流れを妨げない配置に並べる。

(2)内容に相応しい表示を心掛ける

   ⇒ 例えば「増加」なら上向き矢印(↑)「減少」なら下向き矢印(↓)

(3)表現に適切な強弱をつける

   ⇒ 重要な情報はきちんとハイライトする。逆ならば、目立ち過ぎないようにする

(4)【横の論理】を誤らない

   ⇒ 「論理思考力」参照。レベル感の違う言葉を同列に並べない。


上記を正しく行えば、資料の分かりやすさは格段に向上する。



Ⅱ. 《無駄》を捨てる

プレゼンテーションの資料はなるべく情報過多になりすぎない方がいい。

シンプル is best

発表スライドには最低限必要な情報だけを収め、口頭で説明を補う。

これが分かりやすさの重要なコツである。


無駄を省くこと

これは以外にも難しい。


これを実践するために、次の3つを心掛けて欲しい。


(1)不要な内容を捨てる

   ⇒ 説明に出てこない情報は省く。無駄な図やチャートも入れない。

(2)不要な言葉を捨てる

   ⇒ 書き出す文章は、なるべく短く簡潔にする。

(3)不要な属性情報を捨てる

   ⇒ 必要以上の着色や装飾はしない。字体も統一して、読みやすくする。


捨てることは、磨き上げることである。

あなたのメインメッセージを送り届けるために、上記は必要な工程だ。

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Ⅲ. 《ボトムメッセージ》で整える

プレゼンテーションテクニックでも述べた通り

都度内容の【まとめ】を強調することは、聞き手の理解に大変役立つ。


これを実践するために

各スライドに《ボトムメッセージ》えることはとても大切だ。

上に示した《ボトムメッセージ》こそ

このスライドで説明したかったことを一言で表した【まとめ】である。

 

内容から述べられる「示唆」や、グラフから読み取れる「事実」など

それらを明確に提示して、聞き手が「理解の階段」をのぼるための手助けをする

これが《ボトムメッセージ》の役割だ。

 

スライドを用いてプレゼンテーションをするならば

この《ボトムメッセージ》を必ず組み込むように習慣づけておく必要がある。

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Ⅳ. 表現を《研磨》する

これは2つ目の「《無駄》を捨てる」にも通じてくる内容であるが

表現を《研磨》することは、一目で理解でき、聞き手に誤解を生まないような資料を作るために必要な要件である。


このためには、次の3つの技法があるので紹介する。


(1)結論 ➡ 理由

   ⇒ まず結論を述べてから、その次に理由を付け足す構成にする。

(2)繰り返しの削除

   ⇒ 同じ内容が繰り返される場合は、重複なくし、一つにまとめる。

(3)言葉の熟語化

   ⇒ 文章を無駄にダラダラ書かず、熟語化して文字数を減らす。


資料を見た人間の抱く印象に配慮するためには、表現のblush upが大事だ。

上に述べた技法は、それを実現するための道具である。

適切に活用してほしい。



Ⅴ. 分かりやすい《レイアウト》で魅せる

こちらもプレゼンテーションテクニックで述べたが

メッセージをビジュアル化することは

聞き手の記憶に焼き付ける上で有効なテクニックである。

 

これを効果的に実践するために

適切なレイアウト(図の配置)を選択することが必要不可欠と言える。

 

ここでは、有用なレイアウトを4種類紹介する。

これらは様々なプレゼンテーションでよく活用されるものであり

覚えておいて絶対に損はない。

 

❶ 相互関係図

複数の物事の相互関係を表現するのに用いられるレイアウト


❷ フロー図

事象の流れ(フロー)を表現するのに用いられるレイアウト

❸ 樹形図

論理構成を表現するのに用いられるレイアウト

縦にすることでピラミッドストラクチャーの形態としても扱える

❹ マトリックス図

縦横軸を定義し、その内容に基づいて物事を整理するのに用いられるレイアウト

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以上が、プレゼンテーションをより良くする6つのテクニックである。

しかし、この他にもプレゼンテーションに必要な要素はある。

併せて、次に示すページもご覧いただけると幸いだ。

 


このページで学んだことを定着させるために

・5つの資料作成のコツを繰り返し復習しよう。

・資料は必ず、人の《感覚》に順応させよう。

・シンプル is bestを心掛け、資料からは《無駄》な情報を取り除こう。

・各スライドには必ず《ボトムメッセージ》を載せるように心掛けよう。

・表現を《研磨》して、分かりやすさに磨きをかけよう。

・4種類の《レイアウト》を覚え、状況に応じて使い分けよう。

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